Акционерное общество
«Северо-Западный региональный центр
Концерна ВКО «Алмаз-Антей» - Обуховский завод»
Орден Ленина, 1983 год
Орден Ленина, 1939 год.
Орден Октябрьской Революции, 1971 год.
Орден Красного знамени, 1945 год.
Орден Трудового Красного Знамени, 1963 год.
Орден Трудового Красного Знамени, 1976 год.
почётный знак РФ "За успехи в труде", 2022 год.
Акционерное общество
«Северо-Западный региональный центр
Концерна ВКО
«Алмаз-Антей» - Обуховский завод»



  УПРАВЛЕНИЕ ЗАДАЧАМИ И ПРОЕКТАМИ


Технологии широкими шагами рвутся вперед, приближая мир будущего, создавая его уже сегодня. Мир современных технологий требует большего внимания к себе – все больше нужно знать, большим числом задач управлять, во многих трендах разбираться. Но как все успеть, когда новой информации становится больше, как правильно управлять временем, задачами и целыми проектами? Как правильно выполнять мониторинг реализации задач, оценивать эффективность каждого сотрудника и понимать его загрузку. Эти вопросы волнуют каждого руководителя любого звена. Для решения этих вопросов сотрудниками отдела организационного развития №212, инструментального комплекса ИК-300 и УИТ была создана рабочая группа и организован комплексный проект по внедрению полноценной системы управления задачами.

Проведя первичный анализ, были сделаны следующие выводы: чем больше в организации сотрудников, тем хуже с единым информационным порталом. Люди перестают узнавать друг друга, решение рабочих вопросов усложняется, коммуникации рвутся. Причина этого биологическая: человеку комфортно работать с 5-10 близкими товарищами, а предел знакомых – 150 человек. Вывод прост: без специальных информационных средств коммуникации в большом сообществе система управления проектами, задачами и контроль эффективности загрузки сотрудников будут слабыми, медленными, требующими массы отчетов и бумаг. Парадоксально однако, команда из трех человек в пересчете на сотрудника работает многократно эффективнее, чем из 30. А должно быть так, что при укрупнении штата, работает разделение труда и экономия силы сотрудников на непрофильных операциях, особенно при автоматизации процессов. Проблемы – усложнение документооборота, дублирование отчетов и задач, неэффективность реализации проектов, выполнение бумажной и электронной работы влияют на расширение штата сотрудников и как следствие увеличения накладных затрат.

Понимание проблем подсветило необходимость внедрение CRM-системы (система управления задачами) и выбор лег на отечественное ПО – «Битрикс24». Задачей первой стадии внедрения стало обеспечение минимальных требований сервисов для управления задачами на операционном уровне, внутри подразделения. Для этого была выполнена загрузка оргструктуры и базовой информации о сотрудниках. После загрузки профилей пользователей в систему важным этапом стало научить работать с задачами на всех стадиях − от планирования до реализации. Задачи могут возникнуть из разных мест: от руководителя, постоянные задачи (например, отчеты, статистические данные), самостоятельно выставленные и так далее. Сотрудники отмечают начало и конец выполнения задач, их важность и приоритетность, назначают соисполнителя и другое. Все это приводит к комплексной системе управления задачами, мониторингу на реперных точках и защите от ошибок, забывчивости и человеческом факторе. Руководитель может декомпозировать сложные задачи и проекты, контролировать проценты их выполнения, отслеживать загрузку каждого сотрудника, сроки выполнения поручений, затраченное время и исполнительность.

Следующим этапом реализации проекта стала разработка регламентов, инструкций по работе в корпоративном портале «Битрикс24», направленных на стандартизацию работы. Также был разработан курс в системе дистанционного обучения, который может пройти любой сотрудник Обуховского завода.

Сегодня система управления задачами в «Битрикс24» − не просто программа, это целый инструмент бережливого производства, который помогает полноценно распределять нагрузку каждого сотрудника, с целью достижения максимальной эффективности в реализации поставленных задач. С каждым днем активных пользователей системы становиться все больше, полноценно в ней работают 3 подразделения Обуховского завода, и эффект уже ощутим. Однако необходимо масштабирование данной системы на все подразделения завода для прозрачности всех процессов и потоков, протекающих в организации и лучшей управляемости.